Produktivita: zázrak, který vás dostane na vrchol

Buďte v práci méně a zvládněte víc - odborníci na duševní práci doporučují strategie, jak zdánlivého paradoxu úspěšně dosáhnout.

Tohle asi znáte: sedíte v kanceláři a chcete napsat naprosto obyčejný obchodní dopis. V tu chvíli vám zavolá matka, ať nezapomenete koupit párky. Pak vás kolega pozve na kafe a nakonec, když přijdete zpátky do kanceláře, čeká vás vyřízení asi deseti osobních e-mailů od vašich přátel, kteří jsou zoufalí, protože se buď rozešli, nebo vás zkrátka potřebují. Napsání obchodního dopisu se vám z původních patnácti minut natáhne na dvě hodiny. „V průměru strávil loni každý zaměstnanec 51 minut denně mimopracovními aktivitami,“ uvádí Martin Hnízdil ze společnosti truconneXion, která vyvíjí software na sledování práce zaměstnanců a provádí pravidelné průzkumy v této oblasti. Které věci pracovníky rozptylují nejvíc?

Sociální síť: vrah vaší produktivity

Zatímco v roce 2010 průměrně zaměstnanec strávil na sociálních sítích osm minut denně, o rok později to bylo již přes deset minut. Neustálému kontrolování Facebooku, Twitteru, příspěvků na vašem blogu či stavu vašeho bankovního konta se říká „insecurity work“, tedy něco jako „ujišťování se“, „ověřování a upevňování sebedůvěry“. Souvislost úrovně sebevědomí, pochyb či vnitřní nejistoty a „ujišťování se“ v práci ovšem zatím nezkoumala žádná odborná studie. O korelaci se tedy lze jen domnívat. Také kontrolování zpráv na internetových zpravodajských serverech může mít tutéž skrytou příčinu - jde o „ujišťování se“, jen globálnější. Motivací může být i odkládání složitějšího a rozsáhlejšího úkolu a pocity viny (já přeci něco dělám!). Pastí dnešních sociálních sítí je nikdy neukončený stav.

Na vašem Facebooku můžou vždy přibýt nové příspěvky a pod vašim blogem se můžete stále dozvídat nové názory na vaše články. Z „ujišťování se“ se tak může stát nekoneční koloběh podrývající produktivní práci. Jak se dá proti tomuto sklonu bojovat?

Prvním krokem je pojmenovat problém a vůbec si připustit, že existuje. Navzdory neexistujícím studiím může být užitečné prozkoumat vnitřní motivaci: proč vlastně neustále kontroluji e-maily? Chci vědět, jestli se „neztrácím“, mám aktuální informace, jestli má o mě někdo zájem, jestli mi něco nehrozí? Do řešení pak zřejmě bude potřebné zařadit i obecnou terapii, například související s uvedeným sebevědomím. Existuje ovšem i možnost, že za vším je jen určitá nedisciplinovanost, neschopnost se soustředit a podobně. V takovém případě pomůže vytvoření osobního rituálu, často v kombinaci s ovládnutím techniky. Ve většině firem mají zaměstnanci nastavený Outlook tak, že příchozí e-mail na sebe upozorní okamžitě a vynucuje si tak přerušení aktuální práce a vypracování odpovědi na zprávu. Tímto způsobem může produktivita práce skutečně rapidně poklesnout. Lepší je nastavit si poštovní program tak, aby stahoval zprávy například jen 3-4krát za den. Případně program nechat zavřený a v určených intervalech ho během práce otevírat. Proti kontrolování bankovního konta a příspěvků na Facebooku je zase nejlepší bojovat každodenním rituálem - například si určit, že webové stránky, které vás zajímají, si prohlédnete najednou hned po obědě.

Nešťastné pátky

Někteří odborníci však mají na například surfování na internetu v pracovní době úplně jiný pohled. Jedna hodina relaxace v osmihodinovém pracovním procesu je například podle Davida Grubera, odborníka na techniky duševní práce, nejen normální, ale i nutná a přirozená „Typický duševní pracovník vydrží v naprosto špičkové soustředěnosti asi patnáct minut, pak potřebuje několik desítek sekund na změnu stavu mysli.

A v těchto cyklech střídání koncentrace vydrží pracovník zhruba hodinu a půl - pak mu prospěje deset až patnáct minut pauzy,“ říká Gruber. Zkrátka a dobře, proti neefektivitě v práci se sice můžeme bránit, ale zdánlivě „neefektivní přestávky“, například vaření „kafíčka“ a „cigárko s kolegy“, může ve skutečnosti vytvořit nutnou přestávku, která naopak výkon v následujícím čase zvětší.

Má tedy smysl například úplně zablokovat Facebook, jak se to dnes v některých firmách dělá? Podle Grubera to není zdaleka tak jednoznačné.

„Dokud pauza a odreagování na internetu více pracovních sil dává (= regeneruje), než bere, dotud ať klidně zaměstnanec surfuje.

Jakmile mu to však začne více energie brát, ať se vrátí ke své práci. Přesná hranice, kde se motivující účinek relaxace zlomí v negativní, neexistuje. Kdyby ji někdo znal, tak je nejúspěšnější šéf světa. Vždy totiž záleží na konkrétní profesi a situaci,“ myslí si Gruber.

Některé firmy zase řeší vynalézevě „problém pátku“. „Jestli by někdo měl bez ohledu na pověry považovat pátky v roce 2011 za dny nešťastné a černé, pak jsou to určitě zaměstnavatelé.

V souhrnu jejich zaměstnanci pátek co pátek strávili na internetu 88 minut mimopracovními činnostmi. Z pěti pracovních dní je to právě pátek, kdy se na pracovních počítačích zaměstnanci nejméně věnují práci,“ vysvětluje Martin Hnízdil. V řadě společností tak umožňují pracovníkům v některých dnech pracovat víc, aby mohli v pátek odejít dřív - zaměstnanci jsou tak spokojenější, protože jim víkend začne dříve a firmy zjišťují, že se takovýmto opatřením zvýšila produktivita práce. Ne vždy je tedy zdánlivá neefektivita v práci skutečným nedostatkem produktivity a ne ve všech případech je prospěšné s ní bojovat.

Meziroční srovnání nejběžnějších forem nepracovního využití PC v zaměstnání (2010/2011) Zdroj: truconneXion, a. s.